Seguro de eventos e alvará: a exigência que trava a liberação

Para uma parte relevante dos eventos, o seguro deixa de ser decisão de gestão de risco e vira documento: sem ele, o evento não é liberado.

De onde vem a exigência

Duas origens, e é comum que as duas incidam ao mesmo tempo:

O município. Muitos exigem apólice de responsabilidade civil como condição para a liberação do alvará de evento. A exigência, os valores e a forma variam por município.

O local de realização. Casas de show, centros de convenções, clubes e espaços de eventos costumam ter exigência própria em contrato, frequentemente com limite mínimo definido e com o próprio espaço figurando entre os interesses garantidos.

Como as duas variam, a primeira etapa é sempre a mesma: verificar o que se aplica ao seu evento, e não presumir a partir de outro evento que você organizou.

O que costuma ser exigido

• responsabilidade civil do organizador, com limite mínimo definido;
• vigência cobrindo o período do evento, e frequentemente montagem e desmontagem;
• cobertura de acidentes pessoais com participantes, em alguns casos;
• apresentação da apólice e do comprovante dentro do prazo de protocolo.

O item da vigência é o que mais gera problema: uma apólice emitida só para o dia do evento pode não atender uma exigência que cubra a montagem.

O prazo é o inimigo

A sequência que dá errado é sempre a mesma.

O evento é planejado, os fornecedores contratados, a divulgação começa. A apólice entra na lista de pendências administrativas. Na semana do protocolo, descobre-se que ela precisa existir — e que a emissão depende de informações que ninguém consolidou.

A emissão precisa de: público previsto, local, estrutura montada, período de montagem e desmontagem, atividades previstas. Reunir isso leva tempo, e a análise da seguradora também.

Providencie a apólice quando fechar o local, não quando for protocolar o alvará.

O que reunir

1. Data, horário e local do evento;
2. Público previsto — é o dado que mais pesa;
3. Estrutura montada — palco, arquibancada, tenda, gerador;
4. Período de montagem e desmontagem;
5. Atividades previstas — atrações, esportes, pirotecnia;
6. A exigência escrita — do município e do contrato do espaço.

O item 6 é o que evita retrabalho. Cotar sem ele produz uma apólice que pode não atender ao que se pedia, e a correção acontece justamente quando não há prazo.